CRM automatizado con n8n: cuatro herramientas, un único workflow.
Un experimento práctico que conecta Notion, un modelo de IA y Brevo a través de n8n para gestionar una secuencia de correos con un mensaje inicial y dos seguimientos.
- n8n
- Notion
- Modelo de IA
- Brevo
- Marketing automation
¿Por qué este proyecto?
Gestionar comunicaciones comerciales con herramientas separadas significa repetir siempre los mismos pasos: buscar la información del contacto, preparar el mensaje, enviar el correo y anotar lo que se ha hecho. Cada paso manual consume tiempo y es una ocasión de error.
Elegimos este proceso como banco de pruebas para estudiar cómo aplicaciones distintas pueden cooperar en un único flujo automático.
El objetivo de la demo
Construir una secuencia con un mensaje inicial y dos seguimientos, verificando el paso de datos entre herramientas distintas y el uso de la IA para preparar los textos.
Arquitectura y tecnologías
n8n
Coordina todo el flujo e inicia las operaciones con un disparador programado.
Notion
Es la base de datos de la que el flujo lee los contactos y en la que actualiza los registros.
Modelo de IA
Prepara el texto de los mensajes a partir de los datos del contacto.
Brevo
Envía los correos transaccionales.
Los pasos del workflow
El disparador inicia tres recorridos, uno por fase: correo inicial, seguimiento 1 y seguimiento 2. Cada recorrido ejecuta las mismas cuatro operaciones:
- 01
Recuperación de datos
El workflow lee los datos de los contactos de la base de datos de Notion.
- 02
Elaboración del mensaje
El modelo de IA genera el texto del correo.
- 03
Envío
Brevo envía el correo.
- 04
Actualización
El workflow actualiza la información en los registros de Notion correspondientes.
Controles y límites
Un prototipo y un sistema listo para el uso real no son lo mismo. Antes de aplicar un flujo como este a contactos reales hace falta:
- revisión humana de los textos generados, al menos en la fase inicial;
- gestión de errores y reintentos, con avisos cuando falla un paso;
- límites de envío y un registro consultable de las operaciones;
- permisos mínimos en las cuentas conectadas y protección de las credenciales;
- verificación de la base jurídica de las comunicaciones y de una baja que funcione.
Transparencia: no es una solución desarrollada para un cliente. No declaramos aumentos de facturación, ahorros ni porcentajes que no hayamos medido.
Qué demuestra y cómo puede evolucionar
El proyecto documenta una primera experiencia concreta: diseño de un workflow, conexión de API, uso de un modelo de IA y gestión de una secuencia de operaciones coordinadas.
La misma lógica (leer datos, procesarlos, actuar, registrar) se aplica a otros procesos empresariales, como la gestión de pedidos y documentos. Los próximos pasos son los controles indicados arriba y un caso real que medir con cifras de antes y después.